מדיניות פרטיות – חתימתה בע״מ

חברת חתימתה בע״מ, ח.פ. [להשלמה] ("חתימתה", "החברה", "אנו" או "אנחנו"), מכבדת את פרטיות המשתמשים באתר האינטרנט שלה בכתובת www.hatimata.co.il, בפלטפורמת התוכנה שלה ובשירותי החתימה האלקטרונית, מיכון המסמכים, הטפסים והשירותים הנלווים להם (יחד: "השירותים").

מדיניות פרטיות זו מסבירה איזה מידע אישי עשוי להיאסף ולעבור עיבוד במסגרת השירותים, כיצד ולשם מה אנו משתמשים בו, עם אילו גורמים הוא עשוי להיות מעובד או משותף, כיצד אנו מגנים עליו ומהן הזכויות העומדות לנושאי המידע.

מדיניות זו עשויה לחול, לפי העניין, על:

• מבקרים באתר;
• לקוחות פרטיים;
• לקוחות עסקיים;
• עובדים ומשתמשים מורשים מטעם לקוחות עסקיים;
• לקוחות פוטנציאליים;
• אנשים המקבלים באמצעות השירותים מסמכים או טפסים;
• חותמים וממלאי טפסים;
• אנשים הפונים לשירות הלקוחות או לתמיכה הטכנית.

החברה פועלת בהתאם להוראות הדין החל עליה, ובכלל זה חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א–1981, תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז–2017, תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א–2001, והוראות דין נוספות החלות עליה מעת לעת.

מדיניות זו מהווה, בין היתר, הודעה לעניין איסוף ושימוש במידע אישי בהתאם להוראות הדין. אין לראות בעצם השימוש באתר כהסכמה גורפת לכל פעולת עיבוד המפורטת במדיניות. מקום שבו הדין דורש הסכמה, תפעל החברה לקבל אותה בדרך המתאימה.

ביחס למידע שלגביו החברה קובעת את מטרות העיבוד ואת אופן השימוש במידע, בעלת השליטה במאגר המידע היא:

חתימתה בע״מ

ח.פ.: [להשלמה]

כתובת: [להשלמה]

טלפון: [להשלמה]

דוא״ל לענייני פרטיות: [להשלמה]

איש הקשר בחברה לענייני פרטיות: מנכ״ל החברה, באמצעות פרטי הקשר שלעיל.

ניתן לפנות לחברה בפרטים אלה בכל שאלה בקשר למדיניות זו, במימוש זכויות בקשר למידע אישי או לצורך דיווח על חשש לפגיעה בפרטיות.

בשל אופי שירותיה, תפקידה של חתימתה ביחס למידע אישי משתנה בהתאם לסוג הפעילות.

חתימתה כבעלת שליטה במידע

החברה משמשת בדרך כלל כבעלת השליטה במידע הנאסף לצורך פעילותה העצמאית, ובכלל זה:

• רישום וניהול לקוחות;
• פתיחה וניהול של חשבונות משתמש;
• ניהול מנויים ותשלומים;
• טיפול בפניות לקוחות;
• מתן שירות ותמיכה;
• ניהול האתר;
• אבטחת השירותים;
• איתור ומניעת שימוש בלתי מורשה;
• תפעול ושיפור השירות;
• עמידה בדרישות חוקיות וניהול פעילותה העסקית.

חתימתה כמחזיקה ומעבדת מידע עבור לקוחות

כאשר לקוח משתמש בשירותי חתימתה לצורך יצירה, העלאה, שליחה, מילוי, ניהול או חתימה של מסמך או טופס הכולל מידע אישי, הלקוח הוא בדרך כלל הגורם שקובע מדוע המידע נאסף וכיצד יש להשתמש בו.

במצבים אלה הלקוח עשוי לשמש כ"בעל השליטה במאגר המידע" וחתימתה פועלת אך ורק כ"מחזיק" " כמשמעותו בחוק הגנת הפרטיות , תשמ"א-1981 המעבד את המידע עבור הלקוח ולצורך מתן השירות.

חתימתה אינה קובעת בדרך כלל את תוכן המסמכים שמעלה הלקוח, את זהות האנשים שאליהם הוא שולח אותם או את סוגי המידע שהוא בוחר לאסוף באמצעותם.

האחריות לוודא כי ללקוח קיימת סמכות או עילה חוקית מתאימה לאיסוף ולעיבוד המידע שבמסמכים מוטלת על הלקוח, בהתאם לדין החל עליו.

בהתאם לאופן השימוש בשירותים, אנו עשויים לאסוף ולעבד את סוגי המידע הבאים.

פרטי חשבון ולקוח

שם, שם חברה או עסק, תפקיד, כתובת דואר אלקטרוני, מספר טלפון, כתובת, מספר חברה או עוסק, פרטי משתמש והרשאות, פרטי חשבון ומידע הנדרש לצורך ניהול ההתקשרות.

מידע הקשור לחתימה ולתהליך המסמך

בהתאם לסוג השירות ולדרישות שהגדיר הלקוח, עשוי להיאסף מידע כגון:

• שם ופרטי קשר;
• מספר טלפון;
• כתובת דואר אלקטרוני;
• כתובת IP;
• סוג מכשיר ומידע טכני על המכשיר;
• סוג וגרסת דפדפן;
• מיקום משוער;
• מועד פתיחה, צפייה, מילוי או חתימה;
• תיעוד הפעולות שבוצעו במסגרת תהליך החתימה;
• קוד או נתוני אימות חד-פעמיים;
• ייצוג גרפי של חתימה;
• מידע טכני הנדרש לצורך יצירת נתיב ביקורת של תהליך החתימה.

מידע זה עשוי לשמש, בין היתר, לצורכי ביצוע השירות, אבטחה, אימות, תיעוד הפעולה ומתן אפשרות להוכיח את מהלך תהליך החתימה.

מסמכים, טפסים וקבצים

השירות מאפשר ללקוחות להעלות, ליצור, למלא, לשלוח ולחתום על מסמכים וקבצים.

המסמכים עשויים לכלול מידע אישי מסוגים שונים בהתאם לבחירת הלקוח, ובמקרים מסוימים גם מידע בעל רגישות מיוחדת, כגון מידע רפואי, פיננסי, משפטי, תעסוקתי או מידע אחר המוגן בדין.

החברה אינה מטילה מגבלה כללית על תחומי הפעילות של לקוחותיה, ולכן השירות עשוי לשמש, בין היתר, עורכי דין, אנשי ביטוח, גורמים בתחום הרפואה, מעסיקים ועסקים אחרים המטפלים במידע בעל רגישות גבוהה.

על כל לקוח לוודא כי השימוש שלו בשירות ומסירת המידע באמצעותו נעשים בהתאם לדין החל עליו ובהיקף הדרוש למטרותיו.

נתוני שימוש ומידע טכני

בעת השימוש באתר או במערכת אנו עשויים לאסוף באופן אוטומטי מידע טכני ותפעולי, כגון:

• כתובת IP;
• סוג מכשיר;
• מערכת הפעלה;
• דפדפן;
• תאריך ושעת גישה;
• פעולות שבוצעו;
• אירועי מערכת;
• שגיאות;
• נתוני תקשורת;
• לוגים ונתוני אבטחה.

מידע זה משמש להפעלת השירות, איתור תקלות, אבטחה, מניעת שימוש בלתי מורשה, תחקור אירועים ושיפור השירות.

פניות שירות ותמיכה

כאשר משתמש פונה אלינו, אנו עשויים לשמור את פרטי הפנייה, תוכן ההתכתבות, פרטי הקשר ומידע הנדרש לצורך הטיפול בה.

ככלל, אין חובה חוקית כללית למסור לחברה מידע אישי, אלא אם צוין אחרת.

עם זאת, מסירת פרטים מסוימים דרושה כדי לבצע פעולות בשירות, כגון פתיחת חשבון, שליחת מסמך, זיהוי נמען, אימות פעולה, השלמת תהליך חתימה, קבלת שירות או יצירת קשר עם החברה.

אי-מסירת מידע הנדרש לביצוע פעולה מסוימת עלולה למנוע מאיתנו לספק את אותה פעולה או שירות.

כאשר מסמך נשלח לאדם על ידי לקוח של חתימתה, סוג המידע שהתבקש למסור ותוצאת אי-מסירתו עשויים להיקבע על ידי אותו לקוח.

החברה עשויה לעבד מידע לצורך אחת או יותר מהמטרות הבאות:

• אספקת השירותים;
• פתיחה וניהול חשבונות;
• יצירה, שליחה, הצגה, מילוי וחתימה של מסמכים;
• אימות אמצעי קשר ופעולות משתמש;
• תיעוד תהליך חתימה ויצירת נתיב ביקורת;
• אבטחת מידע ובקרת גישה;
• איתור ומניעת שימוש בלתי מורשה, הונאה או ניצול לרעה;
• ניהול חשבון, מנוי, תשלומים וחשבוניות;
• מתן שירות לקוחות ותמיכה טכנית;
• תחזוקה, פתרון תקלות ושיפור המערכת;
• ניהול, תיעוד ובדיקת אירועי אבטחת מידע;
• קיום התחייבויות חוזיות;
• עמידה בהוראות דין או בדרישות רשות מוסמכת;
• ניהול מחלוקות והגנה על זכויות משפטיות;
• יצירת מידע סטטיסטי ומצרפי שאינו מזהה אדם, ככל שניתן;
• ניהול הפעילות העסקית של החברה.

החברה אינה משתמשת בתוכן מסמכי הלקוחות לצורך פרסום לצדדים שלישיים ואינה מוכרת את תוכן מסמכי הלקוחות.

עובדי החברה אינם מעיינים באופן שגרתי בתוכן מסמכי הלקוחות לצורך פעילותם.

התמיכה הטכנית ניתנת, ככל שניתן, ללא כניסה לחשבון הלקוח או עיון עצמאי במסמכיו.

במקרים שבהם נדרש סיוע במערכת, הדרך המועדפת למתן תמיכה היא באמצעות שיתוף מסך עם הלקוח, לרבות באמצעות שירות כגון AnyDesk, כאשר הלקוח משתתף בתהליך וצופה בפעולות המבוצעות.

במקרים חריגים שבהם נדרש לצורך איתור תקלה לבצע כניסה לחשבון או פעולה באמצעות מנגנון impersonation או לקבל גישה לתוכן מסוים, הדבר ייעשה רק לאחר קבלת אישור מתאים מהלקוח ולצורך הטיפול המבוקש.

הגישה תוגבל למידע הנדרש לצורך מתן התמיכה.

החברה נעזרת בספקים טכנולוגיים לצורך הפעלת השירותים.

בין היתר, החברה עשויה לעשות שימוש בתשתיות ושירותים של:

• Amazon Web Services (AWS);
• Google;
• Triple C;
• Twilio או ספקי תקשורת דומים לצורך שליחת מסרונים ואמצעי אימות;
• שירותי תמיכה ושיתוף מסך כגון AnyDesk.

ספקי תשתית עשויים לעבד או לאחסן מידע כחלק מעצם אספקת השירות, גם כאשר לעובדי הספק אין גישה שגרתית לתוכן המידע.

בעת שליחת מסרון באמצעות ספק כדוגמת Twilio, ייתכן שהספק יעבד את מספר הטלפון, מידע הנדרש לצורך ניתוב ומסירת ההודעה, נתוני מסירה ובמידה הנדרשת גם את תוכן המסרון.

החברה מתקשרת עם ספקים בהתאם לצורך ומגבילה את השימוש שהם רשאים לעשות במידע למטרות אספקת השירות הרלוונטי, בכפוף להסכמים ולדין החל.

הלקוח מסכים בזאת להעברת מידע כמפורט לעיל ולהלן לספקים חיצוניים לצורך עיבוד ו/או איחסון המידע.

החברה משתמשת בשירותי מחשוב, ענן ותקשורת של ספקים ישראליים ובינלאומיים.

בהתאם לתצורה הטכנולוגית של השירות ולשירות הספציפי שבו נעשה שימוש, מידע עשוי להיות מעובד או מאוחסן באמצעות תשתיות בישראל או מחוצה לה.

כאשר מידע מועבר ממאגר בישראל אל מחוץ לישראל, החברה תפעל בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א–2001, ובכלל זה באמצעות המנגנונים וההתחייבויות הנדרשים לפי דין.

החברה תפעל לכך שספקים הרלוונטיים לעיבוד מידע יהיו כפופים לחובות מתאימות בעניין סודיות, אבטחה והגנת מידע בהתאם לאופי השירות שהם מספקים. ויחתמו ככל הניתן על נספחי עיבוד נתונים הכוללים התחייבויות להגנה על המידע ברמה שאינה פחותה מזו הנדרשת בדין הישראלי.

במהלך תקופת ההתקשרות, מסמכי הלקוח נשמרים לצורך אספקת השירות ובהתאם לתנאי ההתקשרות.

לאחר סיום ההתקשרות, מסמכי הלקוח יהיו, ככלל, זמינים ללקוח להורדה למשך תקופה של עד 180 ימים, בכפוף לתנאי ההתקשרות, סטטוס החשבון והתחייבויות התשלום של הלקוח.

תקופת 180 הימים מתייחסת לזמינות המסמכים ללקוח לצורך הורדה עצמית ואינה מהווה התחייבות לאחסון ארכיוני בלתי מוגבל.

לאחר תקופה זו, ובכפוף לתשלום וכן הוראה מפורשת של הלקוח המסמכים יישמרו לתקופות נוספות של 180 יום. החברה אינה מתחייבת כי המסמכים ימשיכו להיות זמינים לשליפה באמצעות השירות מעבר ל X תקופות נוספות.. מסמכים עשויים להימחק, להפוך בלתי זמינים או להימצא למשך תקופות מסוימות במערכות גיבוי או ארכיון בהתאם למחזורי הגיבוי, לצרכים תפעוליים, לחובות חוקיות ולמדיניות שמירת המידע של החברה.

ככל שמסמך יהיה ניתן לשחזור לאחר התקופה האמורה, החברה עשויה להציע שירות שליפה על בסיס Best Effort בלבד ובהתאם לתנאי השירות החלים באותה עת. אין בכך התחייבות לכך שמסמך כלשהו יהיה ניתן לשחזור.. בתום תקופה של 180 יום או ככל שהוארכה כמפורט לעיל, יימחקו הרישומים באופן סופי.

[לפני פרסום סופי יש לקבוע במדיניות הפנימית תקופת מחיקה סופית/מחזור הגיבויים.]

החברה שומרת מידע אישי למשך הזמן הדרוש לצורך המטרה שלשמה נאסף או כל עוד קיימת הצדקה אחרת לפי דין להמשך שמירתו.

בקביעת משך השמירה עשויים להילקח בחשבון:

• משך ההתקשרות עם הלקוח;
• הצורך לספק את השירות;
• צורך באבטחה ובתחקור אירועים;
• צורך בהוכחת פעולות ותהליכי חתימה;
• תקופות התיישנות;
• הליכים או מחלוקות משפטיות;
• דרישות מס וחשבונאות;
• חובות מכוח הדין;
• מחזורי גיבוי ושחזור.

נתוני אבטחה ותיעוד טכני מהסוג שהדין מחייב את שמירתו יישמרו בהתאם לתקופות הקבועות בדין.

החברה מבצעת או תפעל לבצע בחינה תקופתית של המידע המוחזק על ידה במטרה להימנע מהחזקה של מידע עודף מעבר לנדרש.

האתר עושה או עשוי לעשות שימוש בקובצי Cookies ובטכנולוגיות דומות.

Cookies עשויים לשמש לצורך:

• הפעלה בסיסית של האתר;
• אבטחה;
• התחברות וניהול Session;
• שמירת העדפות;
• מדידת ביצועים;
• ניתוח אופן השימוש באתר;
• מטרות נוספות שיוצגו בממשק ניהול ה-Cookies, ככל שיהיו.

בכניסה לאתר יוצג למשתמש מנגנון לניהול Cookies, שיאפשר, בהתאם לסוג ה-Cookies, לקבל או לדחות Cookies שאינם חיוניים.

Cookies החיוניים להפעלה, לאבטחה או לפונקציות שהמשתמש ביקש עשויים לפעול גם ללא הסכמה ל-Cookies אחרים, ככל שהדין מאפשר זאת.

Cookies שאינם חיוניים יופעלו בהתאם לבחירת המשתמש ולדרישות הדין החלות.

ניתן לשנות את בחירת ה-Cookies בהמשך באמצעות מנגנון ניהול ההעדפות באתר, ככל שהוא זמין.

במועד פרסום מדיניות זו החברה אינה מפעילה מערך של דיוור שיווקי שוטף למשתמשים במסגרת השירות.

ככל שהחברה תחל בעתיד לשלוח דברי פרסומת, ניוזלטרים, SMS שיווקיים או מסרים שיווקיים אחרים, הדבר ייעשה בהתאם להוראות הדין ובהתאם להסכמות הנדרשות, ככל שנדרשות.

הודעות שירותיות ותפעוליות, לרבות הודעות הקשורות למסמך, תהליך חתימה, אבטחה, חשבון או שירות שהוזמן, אינן בהכרח הודעות שיווקיות.

החברה נוקטת אמצעים טכנולוגיים וארגוניים שנועדו להגן על המידע מפני גישה, שימוש, שינוי, חשיפה, העתקה או מחיקה בלתי מורשים.

בין אמצעי האבטחה שבהם נעשה שימוש, בהתאם למערכת ולרכיב הרלוונטי:

• הצפנת תקשורת;
• הצפנת אמצעי אחסון ודיסקים;
• אמצעי אימות רב-שלבי (MFA);
• ניהול הרשאות וגישה;
• אמצעי ניטור ותיעוד;
• מנגנוני אבטחת תשתית;
• בדיקות אבטחה;
• בדיקות חדירה תקופתיות המבוצעות על ידי הצוותים הטכנולוגיים של החברה.

אמצעי האבטחה נבחנים ומשתנים מעת לעת בהתאם לטכנולוגיה, לאופי המידע ולסיכונים הרלוונטיים.

אף שמושקעים משאבים באבטחת השירותים, אין מערכת המחוברת לאינטרנט שניתן להבטיח לגביה חסינות מוחלטת מכל אירוע אבטחה.

בשל אופי השירותים, לקוחות עשויים להשתמש במערכת גם לטיפול במסמכים הכוללים מידע בעל רגישות מיוחדת.

החברה אינה דורשת מלקוחות למסור מידע בעל רגישות מיוחדת אלא כאשר הדבר נדרש במסגרת השירות או על ידי הלקוח שיזם את תהליך המסמך.

לקוח המבקש לעבד באמצעות השירות מידע בעל רגישות מיוחדת אחראי לוודא כי הדבר נדרש למטרותיו, כי קיימת לו סמכות או עילה חוקית מתאימה לכך וכי הוא עומד בחובות היידוע, הסודיות, אבטחת המידע ושאר החובות החלות עליו.

החברה עשויה להחיל על מידע כאמור אמצעי הגנה מוגברים בהתאם לדין, להסכם עם הלקוח ולאופי המידע.

השירות אינו מיועד בעיקרו לקטינים.

עם זאת, לקוחות עשויים להשתמש בשירות במסגרת פעילות חוקית הכוללת מסמכים הנוגעים לקטינים.

במקרה כזה האחריות לוודא כי איסוף ועיבוד המידע נעשים בהתאם לדין וכי התקבלו ההסכמות, ההרשאות או אישורי ההורים הנדרשים, ככל שנדרשים, מוטלת על הלקוח שהוא בעל השליטה במידע.

נכון למועד עדכון מדיניות זו, החברה אינה מעבירה את תוכן מסמכי הלקוחות לכלי בינה מלאכותית לצורך אימון מודלים, הפקת תוצרים או ניתוח מסמכים, ואינה עושה שימוש בשירותי AI חיצוניים לעיבוד תוכן מסמכי הלקוחות.

ככל שהחברה תשנה בעתיד באופן מהותי את אופן השימוש במידע לצורך שירותי בינה מלאכותית, היא תבחן את ההיבטים המשפטיים הנדרשים ותעדכן את מדיניות הפרטיות בהתאם לפני הפעלת השימוש, ככל שנדרש.

בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות ובכפוף לתנאיו, אדם זכאי לעיין במידע אישי על אודותיו המוחזק במאגר מידע.

אם נמצא כי מידע אישי אינו נכון, שלם, ברור או מעודכן, ניתן לפנות לחברה בבקשה לתקנו או לממש זכויות נוספות הקיימות בהתאם לדין.

מימוש הזכויות כפוף לתנאים, לחריגים ולמגבלות הקבועים בדין.

החברה רשאית לבקש מידע סביר לצורך אימות זהותו של המבקש ולמניעת מסירת מידע לאדם שאינו מורשה לקבלו.

ניתן לפנות בבקשה באמצעות פרטי הקשר המופיעים בסעיף 2 לעיל.

כאשר הבקשה נוגעת למידע שנמצא במסמך שנוצר או נשלח באמצעות לקוח של חתימתה, אותו לקוח עשוי להיות בעל השליטה במידע.

במצב כזה יש להפנות, ככלל, את הבקשה אל הלקוח שיזם את איסוף המידע או שלח את המסמך.

חתימתה תסייע לבעל השליטה בטיפול בבקשות נושאי מידע, במידה הנדרשת בהתאם לדין ולהסכם עמו.

אין בסעיף זה כדי לגרוע מזכות של אדם לפנות ישירות לחתימתה כאשר החברה משמשת בעלת שליטה ביחס למידע נשוא הבקשה.

החברה עשויה למסור מידע כאשר הדבר נדרש לפי דין, צו שיפוטי או דרישה חוקית של רשות מוסמכת.

בנוסף, החברה עשויה למסור מידע בהיקף הנדרש ליועצים מקצועיים כגון עורכי דין, רואי חשבון, מבקרים או מבטחים, כאשר הדבר נדרש לצורך ניהול פעילותה, קיום חובה משפטית או הגנה על זכויותיה.

ככל שהדבר ניתן ומתאים, הגישה למידע תוגבל למידע הנדרש לצורך המטרה הרלוונטית.

במקרה של מיזוג, רכישה, השקעה, ארגון מחדש, מכירת פעילות או נכסים או עסקה דומה, ייתכן שמידע יועבר לגורמים המעורבים בעסקה.

העברה כאמור תיעשה בהתאם לדין ותוך נקיטת אמצעים סבירים לשמירת הסודיות והמשך הגנת המידע.

השירותים מיועדים כיום בעיקר לשוק בישראל והחברה אינה משווקת בשלב זה את שירותיה באופן מכוון ללקוחות באיחוד האירופי או באזור הכלכלי האירופי.

אם ביחס לפעילות מסוימת יחולו על החברה הוראות דין זרות בתחום הגנת המידע, לרבות ה-GDPR, תפעל החברה בהתאם להוראות החלות על אותה פעילות ותעניק לנושאי המידע את הזכויות המתחייבות מכוח הדין החל.

אין בסעיף זה כדי לשלול תחולת דין כלשהו מקום שבו הוא חל על פי הוראותיו.

האתר והשירות עשויים לכלול קישורים או ממשקים לשירותים של צדדים שלישיים.

כאשר המשתמש עובר לשירות עצמאי של צד שלישי, עיבוד המידע על ידי אותו צד שלישי כפוף למדיניות הפרטיות ולתנאים שלו, ולא למדיניות זו.

החברה רשאית לעדכן מדיניות זו מעת לעת, בין היתר עקב שינוי בשירותים, בטכנולוגיה, בספקים, בדרישות אבטחה או בדין החל.

מועד העדכון האחרון יופיע בראש המדיניות.

כאשר יבוצע שינוי מהותי במדיניות, החברה תפעל להביא אותו לידיעת המשתמשים בדרך מתאימה בהתאם לנסיבות ולדרישות הדין.

ככל שהשינוי מחייב קבלת הסכמה חדשה לפי דין, החברה לא תסתמך על עצם המשך השימוש בשירות כתחליף להסכמה הנדרשת.

לשאלות בנוגע למדיניות פרטיות זו או לצורך מימוש זכויות ניתן לפנות אל:

חתימתה בע״מ

ח.פ.: [להשלמה]

כתובת: [להשלמה]

טלפון: [להשלמה]

דוא״ל לענייני פרטיות: [להשלמה]

איש קשר לענייני פרטיות: מנכ״ל החברה.